Comunicazioni ai condòmini e nomina Responsabile Amministratore

Comunicazioni ai condòmini e nomina Responsabile Amministratore

Questa guida ti aiuta a impostare correttamente due passaggi obbligatori per la privacy condominiale:

  1. la nomina formale dell’amministratore come responsabile esterno del trattamento;

  2. le comunicazioni ai condòmini sull’Informativa digitalizzata.

1) Nomina dell’Amministratore come Responsabile esterno

Come indicato dal Garante, il condominio (titolare) deve nominare formalmente l’amministratore come responsabile esterno.
Con il nostro software la lettera di Nomina è generata automaticamente per ogni condominio, completa di clausole GDPR e istruzioni.

Procedura consigliata

  1. Genera la Nomina Responsabile (Amministratore) dal software.

  2. Inserisci il relativo punto all’ODG e invia la bozza con la convocazione (trasparenza).

  3. In assemblea, illustra brevemente ruolo/obblighi → approvazione.

  4. Firma della Nomina e verbalizzazione.

  5. Archivia nel Manuale dello Studio e nel fascicolo del condominio (o repository CRM).

2) Comunicare l’Informativa digitalizzata ai condòmini

L’informativa obbligatoria è disponibile online e collegata al Codice Fiscale del condominio.
Condividi il link e spiega come consultarla.

Indirizzo unico:
https://www.privacycondomini.it/informativa

Testo pronto (da incollare in email/verbale/bacheca):

Per consultare l’informativa privacy aggiornata del condominio, visita privacycondomini.it/informativa e inserisci il Codice Fiscale del condominio: [CF_Condominio].

Dove comunicarla: in calce alle email, in convocazioni/verbali, su bacheca (anche via QR code) e sul portale condominiale.

3) Come gestire i costi nelle comunicazioni (EASY vs SELF)

Se hai scelto SELF (gestionale + assistenza)

  • Noi fatturiamo allo Studio una fattura unica (licenza + assistenza).

  • Lo Studio rifattura ai singoli condomìni come ritiene congruo (puoi indicare in bilancio la voce “Servizio Privacy/GDPR” e includere la minima lavorazione per la gestione privacy).

Se hai scelto EASY (chiavi in mano)

  • Noi fatturiamo direttamente a ciascun condominio (una fattura per condominio).

  • Tu segnali la spesa in bilancio come “Servizio Privacy/GDPR”, senza dover emettere fatture ai condòmini per questa voce.

In entrambi i casi non c’è tacito rinnovo: alla scadenza annuale decidi tu se proseguire.

Errori da evitare (quick check)

  • Attivare o gestire videosorveglianza senza delibera assembleare e senza cartelli/nomine.

  • Non comunicare dove si trova l’Informativa digitalizzata.

  • Dimenticare Nomine (amministratore e fornitori/sub-responsabili)

Modelli utili (già inclusi nel software)

  • Nomina Responsabile – Amministratore (per singolo condominio)

  • ODG/Delibera per approvazione

  • Informativa digitalizzata (link per CF)

  • Nomina Responsabile – Fornitori (es. videosorveglianza)


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